Perfectie: continu blijven verbeteren

Lean principe 5: Perfectie – Continu blijven verbeteren om de toegevoegde waarde te vergroten

Na pull, is het vijfde en laatste lean principe: perfectie. Deze stap legt de nadruk op de gedachte om continu te blijven verbeteren om zo veel mogelijk toegevoegde waarde te creëren in de beschikbare tijd. Vragen hierbij zijn

• Hoe zorg je er voor dat je continu blijft verbeteren?
• Welke manieren zijn er om continu te blijven verbeteren?
• Hebben we de verbeterinitiatieven hiervoor goed in kaart?

(Excel) tools die hier o.a. bij kunnen helpen zijn: 5S checklists, dag- en weekstarts, verbeterdashboards, korte kaizen events etc.

Een opgeruimde, logische (digitale) werkplek
– 5S checklist

Of het nu thuis is of op het werk, een opgeruimde kast/werkplek (of mappen op de computer) heeft veel invloed op de kans op fouten en de doorlooptijd. Een manier om hiermee om te gaan is door het toepassen van de 5S methoden. 5S staat hier voor:

• Scheiden (Seiri);
• Schikken (Seiso);
• Schoonmaken (Seiton);
• Standaardiseren (Seiketsu);
• Standhouden (Shitsuke).

Vaak wordt als 6e “S” nog Safety toegevoegd. Deze methode helpt bij het onderhouden en continu verbeteren van je werkplek, en bij het in kaart brengen en reduceren van verspillingen.

Klik hier om direct de 5S Checklist Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Dagelijks/Wekelijks samen verbeteren
– Dagstart en weekstartbord

Een goede manier om continu te blijven verbeteren is door (gewenste) veranderingen en verbeteringen dagelijks – of wekelijks, afhankelijk van de situatie – kort gezamenlijk te bespreken. Ook wel bekend als een ‘stand up’. Hierbij bespreek je in een (dagelijkse) sessie van (max) 15 minuten: de resultaten, successen en opvallendheden van de dag/week ervoor; de status en verwachtingen van vandaag (inclusief teambarometer); en mogelijke hulpvragen en verbeteringacties voor de toekomst.

Door dit dagelijkse te doen ben je als team dagelijkse (kleine) verbeteringen aan het doen, en verkom je daarnaast dat een (simpele) fout zich herhaalt.

Klik hier om direct de Dagstartbord Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Verbeterideeën in kaart brengen
– Verbeterdashboard

Problemen benoemen is vaak het probleem niet bij continu verbeteren. Concreet iets doen met de dingen waar je tegenaan loopt is vaak meer een uitdaging. Mede doordat de problemen vaak niet goed in kaart zijn gebracht, en omdat er geen verbeteracties zijn toegewezen. Wat hierbij kan helpen is het maken van een “verbeteringen dashboard”, m.a.w. een dashboard waarin je bijhoudt:

• Wie, wanneer, tegen welk probleem aanliep;
• Wat de oorzaak is of kan zijn;
• Wie, welke verbeteractie, wanneer gaat doen; en
• Wat de status van deze verbetering is.

Dit dashboard kan gebruikt worden om (direct) op te schrijven wanneer je ergens tegenaan loopt, om vervolgens (op een later tijdstip) gezamenlijk een goede verbeteractie te bepalen en uit te voeren.

Klik hier om direct de Verbeterdashboard Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Kleine snelle verbeteringen doorvoeren
– Korte Kaizen events

Met korte snelle verbeteringen (korte kaizen events) kun je in afzienbare tijd en met weinig financiële middelen eenvoudig het proces verbeteren. Voor een kort kaizen event kun je bijvoorbeeld elke ochtend een moment(je) prikken om deze direct uit te voeren. Hierbij kijk je naar: de grootste afwijking/opvallendheid van afgelopen dag/periode; de oorzaak van de afwijking; het verbeteridee; de verbeteraar; en bij succes, hoe je dit borgt.

Het gaat hierbij vaak om simpele verbeteringen. Bij te complexe oorzaken is een meer planmatige aanpak gewenst.

Klik hier om direct de Korte Kaizen Events Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Alles stappen/principes op een rij: In 5 Lean stappen naar perfectie

De genoemde 5 lean stappen/principes naar perfectie gaat via een iteratief proces. Veranderingen in de markt, technologie, mens, organisatie etc. zullen weer van invloed zijn op: waar de klant waarde aan hecht; hoe je je proces/waardestroom hier het beste op inricht (met flow en pull); en hoe je dit proces weer continu blijft verbeteren (perfectie).