Waardestroom: waarden in proces in kaart brengen

Lean principe 2: Waardestroom – In kaart brengen van de toegevoegde waarde voor de ‘klant’ in het proces

Na waarde, is het tweede lean principe: Waardestroom. Deze stap legt de nadruk op het in kaart brengen van (toegevoegde) waarden binnen het proces. Als duidelijk is waar de klant (en organisatie) waarde aan toeschrijven, is de volgende stap om in het proces te kijken hoe en waar er waarde wordt toegevoegd; hoe de waarde ‘stroomt’.

• Hoe zien de hoofd- en subprocessen eruit?
• Wat in het proces heeft toegevoegde waarde? En voor wie?
• Hoeveel tijd zijn we kwijt met het creëren van de waarde?

(Excel) tools die hier o.a. bij kunnen helpen zijn: Flowcharts (met swimming lanes), simpele VSM tot complexe waardestroom analyses (Value Stream Map, VSM), Makigami (flowchart voor digitale processen) etc.

(Waardevolle) activiteiten per afdeling bepalen
– Flow chart met swimming lanes

Om de waardestroom aan activiteiten in kaart te brengen en direct meer inzicht te krijgen in wie er (wanneer) allemaal bij betrokken zijn, kan een flowchart met swimming lanes uitkomst bieden. Bij deze methode breng je alle activiteiten binnen een proces (van start tot eind) in kaart, waarbij je ook aangeeft welke persoon/afdeling de processtap uitvoert.

Vaak maken de swimming lanes goed zichtbaar over hoeveel ‘schijven’ een product of dienst daadwerkelijk gaat. Aan de hand hiervan kan gekeken worden welke processtappen wel/niet nodig zijn, en wie deze dan eventueel zou kunnen doen.

Klik hier om direct de Flowchart met swimming lanes Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Toegevoegde waarde en verspillingen bepalen
– (simpele) value stream map, VSM

Om te bepalen waar waarde wordt toegevoegd (en waar niet) kun je gebruik maken van een (simpele) value stream map (waardestroomschema). Bij deze methode breng je alle stappen in een proces (specfiek) in kaart. Per stap bepaal hoe lang je hiermee bezig bent, en of deze stap:
(1) klantwaarde (Customer Value Added, CVA);
(2) bedrijfswaarde (Business Value Added, BVA) of
(3) geen waarde (Non Value Added, NVA) toevoegd.

Hierbij worden de activiteiten die geen waarde toevoegen ookwel verspillingen genoemd. Er zijn 8 verspillingen te onderscheiden, te onthouden door het woord “TimWoods”:

• Transport: Vervoeren van een (digitaal) product, dossier, klant van A naar B;
• Inventory (inventaris/voorraad): Opslag van producten, documenten, dossiers;
• Motion (beweging): Beweging van een persoon in het proces;
• Waiting time (wachttijd): Wachttijd van producten, dossiers, klanten tussen twee activiteiten;
• Overproduction (overproductie): Te veel van iets maken, op voorraad produceren;
• Overprocessing (overbewerking): Meer aan een product/dienst doen dan nodig voor de klant;
• Defects (fouten): Een defect/fout in proces/product/dienst;
• Skills (vaardigheden/talent): Ongebruikte vaardigheden van medewerkers.

Aan de hand hiervan kun je bepalen welke processtap/verspilling je het eerst aan wilt pakken.

Klik hier om direct de Simpele Value Stream Map (VSM) Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

(Digitale) activiteiten in kaart brengen
– Makigami

Om een digitale proces aan activiteiten in kaart te brengen kun je goed gebruik maken van een ‘makigami’. Dit is een soort combinatie van een flowchart met swimming lanes en de value stream map. Je brengt hiermee in kaart:

• Welke (volgorde van) processtappen er zijn, en wie deze uitvoeren;
• Welke ‘informatiedragers’ (denk aan systemen, mails, mappen etc.) hiervoor gebruikt zijn;
• Hoeveel tijd het kost om de activiteit uit te voeren (bewerkingstijd);
• Hoe lang de doorlooptijd was;
• Hoeveel tijd er nu echt waarde is toegevoegd;
• Knelpunten bij elke processtap;

Aan de hand hiervan krijg je een goed overzicht in het aantal overdrachten, informatiedragers, bewerkingstijden, doorlooptijden, toegevoegde waarde, en knelpunten.

Klik hier om direct de Makigami Excel template te downloaden

Door het downloaden van de Excel templates ga je akkoord met de algemene voorwaarden.

Andere methoden voor het in kaart brengen van de waardestroom

Naast bovenstaande methoden zijn er nog (veel) meer methoden om het proces en de toegevoegde waarde in kaart te brengen, zoals:

• Customer Journey Mapping;
• Consumption & Provision Map;
• Spaghettidiagram;
• Process mining;
• Uitgebreide/complexe VSM;
• Etc.

Volgende stap: Flow

Als duidelijk is waar de klant (en organisatie) waarde aan toeschrijven en hoe de waardestromen binnen het bedrijf lopen, is de volgende stap om meer ‘flow’ in het proces te creëren; een proces(keten) met zo min mogelijk verspillingen, een gestroomlijnd proces.